Mahasiswa Bantu Digitalisasikan Database Kependudukan Surabaya

mepnews.id – Mendukung program magang mutualisme yang dicanangkan Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM), Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) memperkuat daya saing teknologi institusi pemerintahan. Mahasiswa D4 Departemen Teknik Instrumentasi ITS, melalui program server engineering, merancang dan menyerahkan berbagai program database digital untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya.

Program magang mutualisme ini luarannya dapat dimanfaatkan atau sesuai kebutuhan instansi tempat magang mahasiswa. Pada kesempatan ini, Dispendukcapil Kota Surabaya meminta ITS menyiapkan sistem database strategis guna menjawab berbagai permasalahan yang terjadi sejak tahun 2000.

Kepala Departemen Teknik Instrumentasi ITS, Dr Ir Totok Suhartanto DEA, mengungkapkan program magang ini untuk memberikan kualitas pelayanan publik yang baik oleh Dispendukcapil. “Ide-ide yang disalurkan tentunya bertujuan membangun kualitas database kependudukan guna menjamin legalitas dokumen penting dari tahun-tahun yang lalu,” jelasnya.

Totok menuturkan, sistem database yang dibuat ITS meliputi perlakuan digitalisasi dokumen kependudukan yang disimpan dalam rak arsip dalam bentuk file guna kemudahan proses administrasi di era modern. Pada ide ini, database dibantu dengan mesin scanner file yang telah diintegrasikan langsung ke komputer pengguna.

Melalui scanner dan database ini didapatkan keterangan berupa nomor Identification (ID), nama bayi, tahun dokumen, isi dokumen, foto dokumen hingga letak rak dokumen tersebut. Keterangan tersebut guna mempermudah operator mengetahui isi dokumen akta kelahiran yang dicari. “Yang biasanya memerlukan pengerjaan hingga tiga hari, saat ini langsung dapat diselesaikan,” ujarnya.

Ide kedua, dibuatkan pula aplikasi untuk mengubah dokumen kuno yang ditulis dengan huruf latin menjadi dokumen dengan font atau huruf yang terdapat di software Microsoft Office, seperti Arial, Times New Roman hingga Calibri. Pada program konversi ini, hasil scan dokumen akan keluar yang diteruskan ke Google Lens sebagai media untuk mengubah bahasa pada dokumen.

Setelahnya, program hasil konversi ini di-input-kan ke web database sebagai keterangan isi dokumen. Dalam tahapan ini, masih dilakukan pemindaian satu per satu. Itu karena kertas dokumen telah lapuk dan isi dokumen bertulisan latin sehingga membutuhkan ketelitian dalam tahap konversi.

Aplikasi konversi ini dibantu sistem unlocking dokumen kependudukan agar dapat dilakukan pengeditan dan disimpan dalam database kependudukan. “Program ini diharapkan dapat memudahkan petugas catatan sipil untuk mengakses data pribadi yang saat ini hanya dapat diakses oleh petugas capil nasional,” tuturnya.

Dari program magang mutualisme ini, pihak Dispendukcapil yang diwakili Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya Agus Imam Sonhaji ST MMT merasa terhormat dan terbantu atas ide serta program yang diusung mahasiswa ITS.

Di lain sisi, Totok berharap selama satu tahun ke depan para mahasiswa magang ini dapat membantu proses pencatatan dokumen kependudukan di Dispendukcapil Kota Surabaya. (Fauzan Fakhrizal Azmi)

Facebook Comments

POST A COMMENT.